Buy-Modul

Überblick

Das Buy-Modul ist der Bereich, in dem Benutzer alle Bestellungen über die ausgewählten Standorte hinweg verwalten. Es bietet Einblick in Bestellstatus, Lieferantendetails, Fälligkeitstermine und finanzielle Summen.

Wichtige Elemente

• Standortauswahl zum Filtern von Daten nach Standort
• Bestelltabelle mit sortier- und filterbaren Spalten
• Statusanzeigen wie Complete, Cancelled, Waiting for Payment, Waiting for Delivery, Overdue
• Gesamtbestellwert in der ausgewählten Währung
• Aktionen zum Erstellen, Scannen, Exportieren und Verwalten von Bestellungen

Anwendung

1. Standort aus dem Standort-Dropdown auswählen
2. Bestellungen in der Tabelle überprüfen
3. Filter unter jeder Spalte verwenden, um Ergebnisse einzugrenzen
4. Auf eine Bestellnummer klicken, um die vollständigen Details zu öffnen
5. Aktionsmenü in jeder Zeile für weitere Aktionen verwenden

Hinweise:

• Die angezeigten Daten sind immer auf den ausgewählten Standort beschränkt
• Statusbezeichnungen spiegeln den Echtzeit-Bestellfortschritt wider

Bewährte Vorgehensweisen:

• Den ausgewählten Standort immer bestätigen, bevor Aktionen durchgeführt werden
• Filter anstelle des Scrollens durch große Datensätze verwenden

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Status aktualisieren

Ermöglicht Benutzern, den Status einer Bestellung zu ändern.

Anwendung

1. Aktionsmenü auf einer Bestellung öffnen
2. Update Status auswählen
3. Den aktuellen und neuen Status überprüfen
4. Auf Continue klicken, um zu bestätigen

Warnung

Statusaktualisierungen wirken sich auf den Workflow-Fortschritt und das Reporting aus.

Bewährte Vorgehensweisen:

• Status nur aktualisieren, wenn die reale Aktion abgeschlossen ist

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Als Failed Inspection markieren

Wird verwendet, um eine Bestellung oder einen Artikel während der Inspektion als fehlgeschlagen zu kennzeichnen.

Anwendung

1. Aktion Mark as Failed Inspection auslösen
2. Den Grund für das Fehlschlagen in das Eingabefeld eingeben
3. Auf Continue klicken, um zu bestätigen

Hinweise:

• Die Eingabe eines Grundes ist erforderlich

Warnung

Diese Aktion kann nachgelagerte Prozesse wie das Inventar oder die Lieferantenbewertung beeinflussen.

Bewährte Vorgehensweisen:

• Klare und spezifische Gründe für die Nachverfolgbarkeit angeben

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Bestellanordnung

Benutzer können Artikel in der Tabelle mithilfe einer Rangeingabe neu anordnen.

Anwendung

1. Auf die Neuanordnungssteuerung in einer Zeile klicken
2. Eine neue Rangposition eingeben
3. Die Tabelle wird basierend auf der neuen Reihenfolge aktualisiert

Hinweise:

• Die Rangfolge wirkt sich nur auf die visuelle Anordnung aus

Bewährte Vorgehensweisen:

• Rangfolge für Priorisierung während Überprüfungssitzungen verwenden

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Filter und Dropdowns

Die Buy-Tabelle enthält erweiterte Filteroptionen für eine bessere Datenkontrolle.

Verfügbare Filter

• Bestellsummenbereich
• Ausstellungsdatum
• Fälligkeitsdatum
• Status
• Standort

Anwendung

1. Auf ein beliebiges Filterfeld unter einer Spalte klicken
2. Gewünschte Werte auswählen oder eingeben
3. Tabelle wird automatisch aktualisiert

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Standortauswahl

Filtert Bestellungen nach Standort.

Anwendung

1. Auf das Standort-Dropdown klicken
2. Einen Standort auswählen oder Alle wählen
3. Daten werden basierend auf der Auswahl aktualisiert

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Neuen Standort hinzufügen

Ermöglicht Benutzern, einen neuen operativen Standort anzulegen.

Anwendung

1. Im Dropdown auf + Add a new site klicken
2. Erforderliche Felder ausfüllen:
   • Standortname
   • Rechtlicher Name
   • Adressdetails
   • Hauptwährung
3. Aktivierte Funktionen auswählen:
   • Sell
   • Make
   • Buy
   • Check
   • Fix
   • Stocks
4. Auf Add klicken

Hinweise:

• Standortfunktionen bestimmen die Modulzugänglichkeit

Warnung

Eine fehlerhafte Standortkonfiguration kann die Systemfunktionalität einschränken.

Bewährte Vorgehensweisen:

• Nur die Funktionen aktivieren, die für die Operationen des Standorts relevant sind

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Active Scanner

Der Active Scanner ermöglicht das Echtzeit-Scannen von Artikeln über angeschlossene Barcode-Geräte.

Aktivierung

1. Active Scanner einschalten
2. Sicherstellen, dass ein Barcode-Scanner angeschlossen ist

Hinweise:

• Der Scanner muss vor der Aktivierung physisch angeschlossen sein

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Artikel scannen

Öffnet die Scan-Oberfläche zur Verarbeitung von Artikeln.

Anwendung

1. Auf Scan Item klicken
2. Scanner-Typ oder Gerät auswählen
3. Den Artikel mit dem ausgewählten Gerät scannen

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Behandlung von Scanner-Fehlern

Wird angezeigt, wenn die Scanner-Aktivierung fehlschlägt.

Häufige Ursache

• Kein Barcode-Scanner angeschlossen

Lösung

1. Einen gültigen Barcode-Scanner anschließen
2. Active Scanner erneut aktivieren

Warnung

Scanner-Funktionen funktionieren nicht ohne ein angeschlossenes Gerät.

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Einrichtung des Active Scanners

Konfiguriert das Scanner-Gerät vor der Verwendung.

Anwendung

1. Einstellungen für Active Scanner öffnen
2. Ein Gerät aus dem Dropdown auswählen
3. Auf Save klicken

Hinweise:

• Webcam-Geräte sind nur über Scan Item nutzbar, nicht über Active Scanner

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Kamera-Scanner

Ermöglicht das Scannen mit einem Kamera-Gerät wie einer Webcam.

Anwendung

1. Scan Item öffnen
2. Scanner auf Kamera umschalten
3. Barcode innerhalb des Kamerarahmens positionieren
4. Das System erkennt und verarbeitet den Artikel

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Artikel erkannt

Wenn ein Artikel erfolgreich erkannt wird.

Verhalten

• Artikeldetails werden automatisch ausgefüllt
• Benutzer kann die Aktion bestätigen

Anwendung

1. Artikeldetails überprüfen
2. Menge bei Bedarf anpassen
3. Auf Confirm klicken

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Nicht zugeordneter Artikel erkannt

Tritt auf, wenn der gescannte Artikel keiner Bestellung zugeordnet ist.

Anwendung

1. Einen Artikel manuell auswählen
2. Eine Bestellung zuweisen
3. Aktion bestätigen

Warnung

Nicht zugeordnete Artikel erfordern vor der Bestätigung manuelles Eingreifen.

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Barcode-Scanner

Unterstützt Hardware-Barcode-Scanner für schnellere und präzisere Eingaben.

Anwendung

1. Sicherstellen, dass der Barcode-Scanner angeschlossen ist
2. Scan Item öffnen
3. Den Barcode scannen
4. Das System verarbeitet automatisch

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Barcode-Artikel erkannt

Erkannter Barcode, der mit einem bekannten Artikel verknüpft ist.

Anwendung

1. Artikeldetails überprüfen
2. Menge bei Bedarf anpassen
3. Auf Confirm klicken

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Nicht zugeordnete Barcode-Artikel

Barcode wird erkannt, ist aber keiner Bestellung zugeordnet.

Anwendung

1. Artikel manuell auswählen
2. Eine Bestellung zuweisen
3. Confirm

Warnung

Eine Bestätigung ohne korrekte Zuordnung kann zu Nachverfolgungsfehlern führen.

Bewährte Vorgehensweisen:

• Artikel und Bestellung vor der Bestätigung immer überprüfen
• Barcode-Scannen für Vorgänge mit hohem Volumen verwenden, um manuelle Fehler zu reduzieren

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Bestellung erstellen

Dies ist der Hauptbildschirm, in dem Sie eine Bestellung vor der Übermittlung erstellen und verwalten.

Anwendung

1. Bestellkopfdaten überprüfen oder eingeben
2. Artikel unter der Items-Tabelle hinzufügen
3. Lieferdetails ausfüllen
4. (Optional) Tracking hinzufügen
5. Auf Create Order klicken, sobald abgeschlossen

Hinweise:

• Der Status Draft bedeutet, dass noch nichts finalisiert wurde
• Die Summen werden automatisch basierend auf Artikeln, Steuern und Versand aktualisiert

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Lieferantendetails hinzufügen

Wird verwendet, um den Lieferanten für die Bestellung festzulegen oder auszuwählen.

Anwendung

1. Einen bestehenden Lieferanten auswählen oder einen neuen eingeben
2. Ausfüllen:
   • Ansprechpartner
   • E-Mail
   • Telefon
   • Rechnungsadresse
3. Auf Add klicken

Hinweise:

• Fehlerhafte Lieferantendetails können zu Kommunikations- oder Lieferproblemen führen

Bewährte Vorgehensweisen:

• Wenn möglich, bestehende Lieferantendatensätze verwenden, um Konsistenz zu wahren

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Geschäftsdetails hinzufügen

Definiert den internen Ansprechpartner oder Vertreter, der mit der Bestellung verbunden ist.

Anwendung

1. Einen Vertriebsmitarbeiter oder Ansprechpartner auswählen
2. Ausfüllen:
   • E-Mail
   • Telefon
   • Rechnungsadresse
3. Auf Add klicken

Hinweise:

• Dies identifiziert die interne Verantwortung für die Bestellung

Bewährte Vorgehensweisen:

• Eine verantwortliche Person zuweisen, um Rechenschaftspflicht und Nachverfolgung sicherzustellen

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Lieferdetails hinzufügen

Gibt an, wohin die Bestellung geliefert wird, und enthält relevante Anweisungen.

Anwendung

1. Auf das Bearbeitungssymbol im Bereich Lieferung klicken
2. Einen Standort und eine Adresse auswählen
3. Einen Ansprechpartner zuweisen
4. Telefonnummer und Lieferanweisungen eingeben
5. Auf Add klicken

Hinweise:

• Lieferanweisungen leiten die Logistik- und Empfangsteams

Warnung

Fehlerhafte Lieferdetails können zu Verzögerungen oder fehlgeschlagenen Lieferungen führen.

Bewährte Vorgehensweisen:

• Klare und spezifische Anweisungen zur Handhabung und zum Empfang geben

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Artikel zu Bestellungen hinzufügen

Ermöglicht Benutzern, die zu kaufenden Artikel einschließlich Menge, Kosten und Steuer festzulegen.

Anwendung

1. Auf Add Item klicken
2. Einen Artikel aus dem Dropdown auswählen
3. Menge eingeben
4. Einzelkosten und Steuersatz überprüfen oder eingeben
5. Für weitere Artikel wiederholen

Hinweise:

• Die Summen werden automatisch basierend auf den Artikeleingaben aktualisiert

Warnung

Falsche Mengen oder Preise wirken sich auf Inventar- und Finanzaufzeichnungen aus.

Bewährte Vorgehensweisen:

• Artikelauswahl und Preise vor der Finalisierung doppelt prüfen

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Bestellzusammenfassung

Zeigt eine finanzielle Aufschlüsselung der Bestellung an.

Wichtige Elemente

• Zwischensumme
• Steuer
• Versand
• Gesamtsumme

Hinweise:

• Werte werden automatisch berechnet

Bewährte Vorgehensweisen:

• Summen vor der Erstellung der Bestellung überprüfen, um Konsistenz zu gewährleisten

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Liefertracking hinzufügen (Optional)

Ermöglicht Benutzern, einen Tracking-Link anzuhängen, um den Lieferfortschritt zu überwachen.

Anwendung

1. Über dem Bereich Lieferdetails auf Add Tracking klicken
2. Den Tracking-Link eingeben
3. Auf Add klicken

Hinweise:

• Tracking-Links bieten Einblick in den Versandstatus

Bewährte Vorgehensweisen:

• Tracking-Informationen immer angeben, wenn verfügbar

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Bestellung verwalten

Ermöglicht Benutzern, Bestellstatus, Aktionen und Workflow-Fortschritt nach der Erstellung zu verwalten.

Wichtige Elemente

• Statusanzeige der Bestellung
• Aktions-Dropdown
• Schaltflächen Receive Item und Scan Item
• Artikeltabelle mit Empfangsstatus

Anwendung

1. Eine Bestellung öffnen
2. Aktionen-Dropdown verwenden, um den Status zu aktualisieren
3. Artikelstatus in der Tabelle überwachen
4. Mit dem Empfang der Artikel fortfahren, sobald geliefert

Hinweise:

• Statusänderungen werden im Bestellverlauf protokolliert

Bewährte Vorgehensweisen:

• Status aktuell halten, um den realen Fortschritt widerzuspiegeln

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Status aktualisieren (aus Bestellung)

Ermöglicht Benutzern, den Status einer Bestellung zu ändern.

Anwendung

1. Auf Actions klicken
2. Einen neuen Status auswählen
3. Bestätigungsmodal überprüfen
4. Auf Continue klicken

Warnung

Statusänderungen wirken sich auf Reporting und Workflow-Fortschritt aus.

Bewährte Vorgehensweisen:

• Status erst aktualisieren, nachdem die reale Aktion bestätigt wurde

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Als Failed Inspection markieren (aus Bestellung)

Kennzeichnet einen Artikel oder eine Bestellung während der Inspektion als fehlgeschlagen.

Anwendung

1. Mark as Failed Inspection auslösen
2. Den Grund eingeben
3. Auf Continue klicken

Hinweise:

• Die Eingabe eines Grundes ist erforderlich

Warnung

Diese Aktion kann sich auf das Inventar und die Lieferantenbewertung auswirken.

Bewährte Vorgehensweisen:

• Klare und spezifische Gründe für die Nachverfolgbarkeit angeben

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Artikel empfangen

Ermöglicht Benutzern, Artikel zu erfassen, die aus einer Bestellung empfangen wurden.

Anwendung

1. Auf Receive Item klicken
2. Den Artikel auswählen
3. Bestellung und Lieferantendetails überprüfen
4. Empfangene Menge eingeben
5. Auf Confirm klicken

Hinweise:

• Der Empfang aktualisiert die Lagerbestände

Warnung

Falsche Mengen führen zu Inventardiskrepanzen.

Bewährte Vorgehensweisen:

• Tatsächliche Empfangsmenge vor der Bestätigung überprüfen

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Artikel scannen (Empfang)

Ermöglicht Benutzern, Artikel mithilfe von Barcode- oder Kamera-Scanning zu empfangen.

Anwendung

1. Auf Scan Item klicken
2. Scanner- oder Kameragerät auswählen
3. Den Artikelbarcode scannen
4. Erkannten Artikel überprüfen
5. Menge bei Bedarf anpassen
6. Auf Confirm klicken

Hinweise:

• Scannen reduziert Fehler bei der manuellen Eingabe

Bewährte Vorgehensweisen:

• Erkannten Artikel vor der Bestätigung immer überprüfen

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Liefertracking hinzufügen (Nach Erstellung)

Ermöglicht Benutzern, Tracking-Informationen nach der Erstellung der Bestellung hinzuzufügen oder zu aktualisieren.

Anwendung

1. Eine Bestellung öffnen
2. Auf Add Tracking klicken
3. Tracking-Link eingeben
4. Auf Add klicken

Hinweise:

• Tracking aktualisieren, sobald der Versand versendet wird

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Verwandte Bestellungen

Zeigt alle Bestellungen an, die mit der aktuellen Bestellung verknüpft sind.

Wichtige Elemente

• Bestell-ID
• Ausstellungsdatum
• Fälligkeitsdatum
• Status

Anwendung

1. Zur Registerkarte Related Orders navigieren
2. Filter verwenden, um Ergebnisse zu verfeinern
3. Auf eine Bestellung klicken, um Details anzuzeigen

Hinweise:

• Bietet Einblick in Abhängigkeiten zwischen Workflows

Bewährte Vorgehensweisen:

• Diese Ansicht verwenden, um verknüpfte Fertigungs- oder Vertriebsprozesse zu verfolgen

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Bestellverlauf

Verfolgt alle Aktionen, die an der Bestellung durchgeführt wurden.

Wichtige Elemente

• Datum und Uhrzeit
• Aktionsverantwortlicher
• Aktivitätsprotokoll

Anwendung

1. Registerkarte Order History öffnen
2. Änderungen und Aktionen überprüfen

Hinweise:

• Alle Aktualisierungen werden zur Nachverfolgbarkeit erfasst

Bewährte Vorgehensweisen:

• Bestellverlauf für Audits und Problemuntersuchungen verwenden