Organization Settings

Manage your organization’s details and system-wide configurations.

Organization Profile

Manage your organization’s core details such as name, legal information, and contact details.

How to Update Your Organization Profile

1. Upload your Logo
   1. Click Update Logo
   2. Choose your company logo file
   3. Recommended:
      1. 240 x 240 pixels
      2. 72 DPI
      3. Max file size: 1MB
2. Enter Organization Details
   1. Fill in the following fields:
      1. Display Name - The name shown across the system
      2. Legal Name - Official registered business name
      3. Registration Number - Business registration ID
      4. VAT/Tax Number - Tax identification number
      5. Website URL - Company website
3. Set location and address
   1. Country – Select your country
   2. Registered address (line 1) and optional Address line 2
   3. City, State/Province, and Zip/Postal code
4. Add contact information
   1. Phone Number - Main contact number
   2. Email Address - Official company email
5. Save Changes
   1. Click Save to apply updates.

Bewährte Vorgehensweisen

• Use your official legal name to ensure consistency with financial and regulatory documents
• Keep your display name simple and recognizable for internal users
• Upload a clear, high-quality logo to maintain professional documentation
• Ensure your VAT/Tax number is accurate to avoid issues in reporting and transactions
• Use a company email address, not personal email, for official communication
• Keep your address and contact details up to date, especially if operating across multiple sites
• Standardize how information is entered (e.g., abbreviations, formatting) to maintain consistency

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Sites

The Sites feature allows you to create and manage operational locations within your organization, such as warehouses, factories, or distribution centers.

Each site represents a physical or logical location where activities like selling, manufacturing, or purchasing take place.

How to Create a Site

1. Go to Settings → Organization → Sites
2. Click Create Site
3. Enter the required details:
   • Site name – Internal name used in the system
   • Legal name – Official registered name
   • Country and address (street lines, city, state/province, postal code)
   • Currency – USD, EUR, or GBP (default for this site)
4. Select site functions:
   • Sell - For sales operations
   • Make - For production/manufacturing
   • Buy - For purchasing/procurement
5. Click Save

How to Edit a Site

1. Go to Settings → Organization → Sites
2. Click on an existing site from the list
3. Update the necessary fields
4. Click Save

Managing Sites List

From the Sites page, you can:

• View all sites in a table format
• Filter by:
  • Site Name
  • Legal Name
  • Address
  • Currency
  • Site Functions
• Select multiple sites for bulk actions (e.g., deletion)

How to Delete a Site

1. Open the site you want to delete
2. Click Delete
3. Confirm the action in the prompt

Alternatively, you can delete multiple sites via the checkboxes and choose multiple sites in the list.

Bewährte Vorgehensweisen

• Create sites that reflect your actual operational structure (e.g., Warehouse, Production Plant, Distribution Center)
• Use clear and consistent naming conventions for sites to avoid confusion (e.g., “Main Warehouse”, “Plant A”, “EU Distribution”)
• Assign site functions accurately to ensure workflows (Sell, Make, Buy) behave correctly
• Avoid creating duplicate or unnecessary sites, as this can complicate inventory and reporting
• Use the correct currency per site, especially if operating across multiple regions
• Keep address and location details complete and up to date for accurate documentation and logistics
• Regularly review your sites to ensure they still reflect your current operations
• Be cautious when deleting sites, especially if they are already used in transactions or workflows

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Abonnement

Auf der Seite Abonnement können Sie Ihren aktuellen Tarif verwalten, die Nutzung überwachen, Zahlungsdaten aktualisieren und den Rechnungsverlauf einsehen.

Hier steuern Sie Ihren FabHub-Zugang, die Tariflimits und die Rechnungsinformationen.

Überblick über die Abonnementseite

In diesem Abschnitt sehen Sie:

• Aktueller Plan – Ihr aktives Abonnement und dessen Preis
• Verbleibende Aufträge – Das verbleibende Auftragskontingent des aktuellen Zeitraums (auf der Karte Aufträge)
• Verlängerung / nächste Zahlung – Wird angezeigt, wenn der Zahlungsanbieter diese Angabe bereitstellt
• Zahlungsmethode – Ihre gespeicherten Zahlungsdaten
• Rechnungsinformationen – Rechnungsdaten Ihres Unternehmens
• Rechnungsverlauf – Übersicht vergangener Transaktionen

Abonnementtarif ändern

1. Öffnen Sie Einstellungen → Organisation → Abonnement
2. Klicken Sie auf Abonnement ändern
3. Die FabHub-Seite Abonnement aktualisieren wird geöffnet. Dort können Sie Tarife vergleichen, Plätze festlegen und zwischen monatlicher und jährlicher Abrechnung wählen
4. Folgen Sie den Hinweisen zur Bestätigung. Je nach aktuellem Tarif schließen Sie die Zahlung in Stripe Checkout ab oder FabHub aktualisiert ein bestehendes Stripe-Abonnement direkt

Nach einer erfolgreichen Änderung:

• sehen Sie möglicherweise eine Bestätigung oder kehren zu den Abonnementeinstellungen zurück
• wird Ihr Tarif entsprechend der neuen Auswahl aktualisiert
• erscheinen anfallende Beträge im Rechnungsverlauf

Plätze hinzufügen

1. Verwenden Sie auf der Abonnementseite die Karte Aufträge
2. Klicken Sie bei einem kostenpflichtigen Tarif auf Weitere Plätze kaufen, um den von Stripe gehosteten Ablauf zur Abonnementänderung zu öffnen
3. Wählen Sie die neue Anzahl an Plätzen und bestätigen Sie die Änderung in Stripe

Bei Free klicken Sie stattdessen auf Abonnieren, um Plätze hinzuzufügen. Zuerst öffnet sich die FabHub-Tarifseite; das erste kostenpflichtige Abonnement wird anschließend in Stripe Checkout abgeschlossen. Kostenpflichtige Plätze erhöhen die Standort- und Auftragslimits gemäß dem gewählten Tarif und Abrechnungszeitraum.

Zahlungsmethode verwalten

1. Klicken Sie im Abschnitt Zahlungsmethode auf Zahlungsmethode verwalten
2. Die von Stripe gehostete Seite zur Aktualisierung der Zahlungsmethode wird geöffnet
3. Speichern Sie die Änderung in Stripe und kehren Sie anschließend zu FabHub zurück

Diese Zahlungsmethode wird verwendet für:

• Abonnementverlängerungen
• zusätzliche Käufe

Rechnungsinformationen aktualisieren

1. Klicken Sie im Abschnitt Rechnungsinformationen auf das Bearbeitungssymbol, um das Stripe-Kundenportal zu öffnen
2. Aktualisieren Sie:
   1. Rechnungsadresse
   2. vollständiger Name
   3. E-Mail-Adresse
   4. Umsatzsteuer-/Steuernummer
3. Speichern Sie die Änderungen in Stripe und kehren Sie anschließend zu FabHub zurück

Diese Angaben erscheinen auf allen Rechnungen.

Rechnungsverlauf anzeigen

Im Rechnungsverlauf können Sie:

• frühere Rechnungen anzeigen
• den Zahlungsstatus prüfen (z. B. Bezahlt)
• Rechnungsdokumente herunterladen

Dies erleichtert Buchhaltung und Nachweisführung.

Abonnement kündigen

Kostenpflichtige Abonnements können zum Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums gekündigt werden:

1. Scrollen Sie auf der Abonnementseite nach unten
2. Klicken Sie auf Abonnement kündigen
3. Bestätigen Sie die Aktion

Bei Free werden die Kündigungsoption und der Warnhinweis nicht angezeigt, da kein kostenpflichtiges Abonnement besteht.

Warnung

Die Kündigung kann nicht rückgängig gemacht werden. Der Zugriff auf kostenpflichtige Funktionen endet nach Ablauf des Abrechnungszeitraums.

• Prüfen Sie Ihre Tariflimits regelmäßig, insbesondere die Auftragsnutzung, um Unterbrechungen zu vermeiden
• Wechseln Sie vor Erreichen der Limits in einen höheren Tarif
• Verwenden Sie für eine bessere Nachverfolgung eine Zahlungsmethode des Unternehmens statt einer privaten Karte
• Halten Sie Ihre Rechnungsinformationen korrekt, um Rechnungsprobleme zu vermeiden
• Laden Sie den Rechnungsverlauf regelmäßig herunter und bewahren Sie ihn für Buchhaltung und Prüfungen auf
• Wählen Sie einen Tarif, der Ihrer tatsächlichen Betriebsgröße entspricht
• Überwachen Sie Abonnementänderungen und Käufe, um unerwartete Kosten zu vermeiden
• Vermeiden Sie häufige Tarifwechsel, da sie Abrechnung und Nachverfolgung erschweren können
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Zahlungsmethode gültig ist, um Dienstunterbrechungen zu verhindern

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Preferences

The Preferences section allows you to configure default system settings for your organization, including time, date, and currency formats.

These settings affect how information is displayed across FabHub, ensuring consistency for all users.

What You Can Configure

In this section, you can manage:

• Time Zone - Defines the default time reference for your organization
• Date Format - Controls how dates are displayed (e.g., MM/DD/YYYY)
• Time Format - Sets 12-hour or 24-hour time display
• Base Currency - Sets the default currency used across the system

How to Update Preferences

1. Go to Settings → Organization → Preferences
2. Update the following fields as needed:
   • Time Zone - Enable Set time zone automatically or select manually
   • Date Format - Choose your preferred format
   • Time Format - Select 12-hour or 24-hour format
   • Base Currency - Select your organization’s primary currency
3. Click Save to apply changes
4. A success message confirms when the save completes

Where These Settings Apply

Your preferences affect:

• System-wide timestamps
• Reports and transaction records
• Date and time display across modules
• Financial values and currency formatting

Bewährte Vorgehensweisen

• Set the correct time zone based on your main operations to ensure accurate timestamps
• Avoid frequent changes to date and time formats, as this may cause confusion in reports
• Use a standard format across your organization to maintain consistency among users
• Set the base currency carefully, especially if you are already recording transactions
• Align preferences with your accounting and reporting standards
• If operating globally, ensure all teams understand the selected formats to avoid misinterpretation
• Review preferences during initial setup and only update when necessary