Organization Settings

Manage your organization’s details and system-wide configurations.

Organization Profile

Manage your organization’s core details such as name, legal information, and contact details.

How to Update Your Organization Profile

1. Upload your Logo
   1. Click Update Logo
   2. Choose your company logo file
   3. Recommended:
      1. 240 x 240 pixels
      2. 72 DPI
      3. Max file size: 1MB
2. Enter Organization Details
   1. Fill in the following fields:
      1. Display Name - The name shown across the system
      2. Legal Name - Official registered business name
      3. Registration Number - Business registration ID
      4. VAT/Tax Number - Tax identification number
      5. Website URL - Company website
3. Set location and address
   1. Country – Select your country
   2. Registered address (line 1) and optional Address line 2
   3. City, State/Province, and Zip/Postal code
4. Add contact information
   1. Phone Number - Main contact number
   2. Email Address - Official company email
5. Save Changes
   1. Click Save to apply updates.

Best practice

• Use your official legal name to ensure consistency with financial and regulatory documents
• Keep your display name simple and recognizable for internal users
• Upload a clear, high-quality logo to maintain professional documentation
• Ensure your VAT/Tax number is accurate to avoid issues in reporting and transactions
• Use a company email address, not personal email, for official communication
• Keep your address and contact details up to date, especially if operating across multiple sites
• Standardize how information is entered (e.g., abbreviations, formatting) to maintain consistency

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Sites

The Sites feature allows you to create and manage operational locations within your organization, such as warehouses, factories, or distribution centers.

Each site represents a physical or logical location where activities like selling, manufacturing, or purchasing take place.

How to Create a Site

1. Go to Settings → Organization → Sites
2. Click Create Site
3. Enter the required details:
   • Site name – Internal name used in the system
   • Legal name – Official registered name
   • Country and address (street lines, city, state/province, postal code)
   • Currency – USD, EUR, or GBP (default for this site)
4. Select site functions:
   • Sell - For sales operations
   • Make - For production/manufacturing
   • Buy - For purchasing/procurement
5. Click Save

How to Edit a Site

1. Go to Settings → Organization → Sites
2. Click on an existing site from the list
3. Update the necessary fields
4. Click Save

Managing Sites List

From the Sites page, you can:

• View all sites in a table format
• Filter by:
  • Site Name
  • Legal Name
  • Address
  • Currency
  • Site Functions
• Select multiple sites for bulk actions (e.g., deletion)

How to Delete a Site

1. Open the site you want to delete
2. Click Delete
3. Confirm the action in the prompt

Alternatively, you can delete multiple sites via the checkboxes and choose multiple sites in the list.

Best practice

• Create sites that reflect your actual operational structure (e.g., Warehouse, Production Plant, Distribution Center)
• Use clear and consistent naming conventions for sites to avoid confusion (e.g., “Main Warehouse”, “Plant A”, “EU Distribution”)
• Assign site functions accurately to ensure workflows (Sell, Make, Buy) behave correctly
• Avoid creating duplicate or unnecessary sites, as this can complicate inventory and reporting
• Use the correct currency per site, especially if operating across multiple regions
• Keep address and location details complete and up to date for accurate documentation and logistics
• Regularly review your sites to ensure they still reflect your current operations
• Be cautious when deleting sites, especially if they are already used in transactions or workflows

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Abbonamento

La pagina Abbonamento consente di gestire il piano attuale, monitorare l’utilizzo, aggiornare i dati di pagamento e consultare la cronologia delle fatture.

Qui puoi controllare l’accesso a FabHub, i limiti del piano e le informazioni di fatturazione.

Panoramica della pagina Abbonamento

In questa sezione sono disponibili:

• Piano attuale – L’abbonamento attivo e il relativo prezzo
• Ordini rimanenti – Il limite di ordini ancora disponibile nel periodo corrente (nella scheda Ordini)
• Rinnovo / prossimo pagamento – Visualizzato quando il fornitore di fatturazione rende disponibile l’informazione
• Metodo di pagamento – I dati di pagamento salvati
• Informazioni di fatturazione – I dati di fatturazione dell’azienda
• Cronologia fatture – Il registro delle transazioni precedenti

Come cambiare il piano di abbonamento

1. Vai a Impostazioni → Organizzazione → Abbonamento
2. Fai clic su Cambia abbonamento
3. Si apre la pagina FabHub Aggiorna abbonamento, dove puoi confrontare i piani, impostare i posti e scegliere la fatturazione mensile o annuale
4. Segui le indicazioni per confermare. In base al piano attuale, completerai il pagamento in Stripe Checkout oppure FabHub aggiornerà direttamente un abbonamento Stripe esistente

Quando la modifica riesce:

• potresti visualizzare una conferma o tornare alle impostazioni dell’abbonamento
• il piano viene aggiornato in base alla nuova selezione
• gli eventuali addebiti appaiono nella Cronologia fatture

Come aggiungere posti

1. Nella pagina Abbonamento, usa la scheda Ordini
2. Con un piano a pagamento, fai clic su Acquista altri posti per aprire il flusso di aggiornamento dell’abbonamento ospitato da Stripe
3. Scegli il nuovo numero di posti e conferma la modifica in Stripe

Con Free, fai invece clic su Abbonati per aggiungere posti. Si apre prima la pagina dei piani FabHub, quindi il primo abbonamento a pagamento viene completato in Stripe Checkout. I posti a pagamento aumentano i limiti di siti e ordini in base al piano e alla periodicità scelti.

Gestire il metodo di pagamento

1. Nella sezione Metodo di pagamento, fai clic su Gestisci metodo di pagamento
2. Si apre la pagina di aggiornamento del metodo di pagamento ospitata da Stripe
3. Salva la modifica in Stripe, quindi torna a FabHub

Questo metodo di pagamento verrà utilizzato per:

• rinnovi dell’abbonamento
• acquisti aggiuntivi

Aggiornare le informazioni di fatturazione

1. Nella sezione Informazioni di fatturazione, fai clic sull’icona di modifica per aprire il portale clienti Stripe
2. Aggiorna:
   1. indirizzo di fatturazione
   2. nome completo
   3. e-mail
   4. numero IVA/fiscale
3. Salva le modifiche in Stripe, quindi torna a FabHub

Queste informazioni appariranno su tutte le fatture.

Consultare la cronologia delle fatture

La sezione Cronologia fatture consente di:

• visualizzare le fatture precedenti
• controllare lo stato del pagamento (ad esempio, Pagata)
• scaricare i documenti delle fatture

Questa sezione semplifica la contabilità e la conservazione dei registri.

Annullare l’abbonamento

Gli abbonamenti a pagamento possono essere programmati per terminare alla fine del periodo di fatturazione corrente:

1. Scorri fino alla fine della pagina Abbonamento
2. Fai clic su Annulla abbonamento
3. Conferma l’azione

Con Free, il comando e l’avviso di annullamento non vengono mostrati perché non esiste un abbonamento a pagamento da annullare.

Avviso

L’annullamento è irreversibile e l’accesso alle funzionalità a pagamento terminerà alla fine del periodo di fatturazione.

• Controlla regolarmente i limiti del piano, soprattutto l’utilizzo degli ordini, per evitare interruzioni
• Esegui l’upgrade prima di raggiungere i limiti
• Utilizza un metodo di pagamento aziendale anziché carte personali per semplificare il monitoraggio finanziario
• Mantieni corrette le informazioni di fatturazione per evitare problemi con le fatture
• Scarica e conserva regolarmente la cronologia fatture per la contabilità e gli audit
• Scegli un piano adatto alla scala operativa reale, non solo all’utilizzo corrente
• Monitora le modifiche dell’abbonamento e gli acquisti per evitare addebiti imprevisti
• Evita frequenti cambi di piano, che possono complicare la fatturazione e il monitoraggio
• Verifica che il metodo di pagamento sia valido per evitare interruzioni del servizio

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Preferences

The Preferences section allows you to configure default system settings for your organization, including time, date, and currency formats.

These settings affect how information is displayed across FabHub, ensuring consistency for all users.

What You Can Configure

In this section, you can manage:

• Time Zone - Defines the default time reference for your organization
• Date Format - Controls how dates are displayed (e.g., MM/DD/YYYY)
• Time Format - Sets 12-hour or 24-hour time display
• Base Currency - Sets the default currency used across the system

How to Update Preferences

1. Go to Settings → Organization → Preferences
2. Update the following fields as needed:
   • Time Zone - Enable Set time zone automatically or select manually
   • Date Format - Choose your preferred format
   • Time Format - Select 12-hour or 24-hour format
   • Base Currency - Select your organization’s primary currency
3. Click Save to apply changes
4. A success message confirms when the save completes

Where These Settings Apply

Your preferences affect:

• System-wide timestamps
• Reports and transaction records
• Date and time display across modules
• Financial values and currency formatting

Best practice

• Set the correct time zone based on your main operations to ensure accurate timestamps
• Avoid frequent changes to date and time formats, as this may cause confusion in reports
• Use a standard format across your organization to maintain consistency among users
• Set the base currency carefully, especially if you are already recording transactions
• Align preferences with your accounting and reporting standards
• If operating globally, ensure all teams understand the selected formats to avoid misinterpretation
• Review preferences during initial setup and only update when necessary