Módulo Buy

Resumen

El módulo Buy es donde los usuarios gestionan todas las órdenes de compra en los sitios seleccionados. Proporciona visibilidad sobre el estado de los pedidos, los detalles del proveedor, las fechas de vencimiento y los totales financieros.

Elementos Clave

• Selector de sitio para filtrar datos por ubicación
• Tabla de órdenes de compra con columnas ordenables y filtrables
• Indicadores de estado como Complete, Cancelled, Waiting for Payment, Waiting for Delivery, Overdue
• Total Order Value mostrado en la moneda seleccionada
• Acciones para crear, escanear, exportar y gestionar órdenes de compra

Cómo Usarlo

1. Selecciona un sitio en el desplegable Site
2. Revisa las órdenes de compra en la tabla
3. Utiliza los filtros bajo cada columna para acotar los resultados
4. Haz clic en un Order Number para abrir los detalles completos
5. Utiliza el menú de acciones en cada fila para acciones adicionales

Notas:

• Los datos mostrados siempre están limitados al sitio seleccionado
• Las etiquetas de estado reflejan el progreso del pedido en tiempo real

Buenas Prácticas:

• Confirma siempre el sitio seleccionado antes de realizar acciones
• Utiliza los filtros en lugar de desplazarte por grandes conjuntos de datos

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Actualizar Estado

Permite a los usuarios cambiar el estado de una orden de compra.

Cómo Usarlo

1. Abre el menú de acciones en una orden de compra
2. Selecciona Update Status
3. Revisa el estado actual y el nuevo
4. Haz clic en Continue para confirmar

Advertencia

Las actualizaciones de estado afectan a la progresión del flujo de trabajo y a los informes.

Buenas Prácticas:

• Actualiza el estado únicamente cuando la acción del mundo real se haya completado

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Marcar como Failed Inspection

Se utiliza para marcar una orden de compra o un artículo como fallido durante la inspección.

Cómo Usarlo

1. Activa la acción Mark as Failed Inspection
2. Introduce el motivo del fallo en el campo de entrada
3. Haz clic en Continue para confirmar

Notas:

• La introducción del motivo es obligatoria

Advertencia

Esta acción puede afectar a procesos posteriores como el inventario o la evaluación del proveedor.

Buenas Prácticas:

• Proporciona motivos claros y específicos para la trazabilidad

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Disposición del Orden

Los usuarios pueden reordenar los artículos dentro de la tabla utilizando la entrada de rango.

Cómo Usarlo

1. Haz clic en el control de reordenación en una fila
2. Introduce una nueva posición de rango
3. La tabla se actualiza en función del nuevo orden

Notas:

• El ranking solo afecta a la disposición visual

Buenas Prácticas:

• Utiliza el ranking para la priorización durante las sesiones de revisión

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Filtros y Desplegables

La tabla Buy incluye opciones avanzadas de filtrado para un mejor control de los datos.

Filtros Disponibles

• Rango de Order Total
• Issue Date
• Due Date
• Status
• Site

Cómo Usarlo

1. Haz clic en cualquier campo de filtro bajo una columna
2. Selecciona o introduce los valores deseados
3. La tabla se actualiza automáticamente

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Selección de Sitio

Filtra las órdenes de compra por sitio.

Cómo Usarlo

1. Haz clic en el desplegable Site
2. Selecciona un sitio o elige All
3. Los datos se actualizan según la selección

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Añadir Nuevo Sitio

Permite a los usuarios crear un nuevo sitio operativo.

Cómo Usarlo

1. Haz clic en + Add a new site desde el desplegable
2. Rellena los campos obligatorios:
   • Site Name
   • Legal Name
   • Detalles de dirección
   • Primary Currency
3. Selecciona las funciones habilitadas:
   • Sell
   • Make
   • Buy
   • Check
   • Fix
   • Stocks
4. Haz clic en Add

Notas:

• Las funciones del sitio determinan la accesibilidad del módulo

Advertencia

Una configuración incorrecta del sitio puede limitar la funcionalidad del sistema.

Buenas Prácticas:

• Habilita solo las funciones relevantes para las operaciones del sitio

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Active Scanner

El Active Scanner permite el escaneo de artículos en tiempo real utilizando dispositivos de código de barras conectados.

Cómo Habilitarlo

1. Activa Active Scanner
2. Asegúrate de que haya un escáner de código de barras conectado

Notas:

• El escáner debe estar físicamente conectado antes de la activación

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Scan Item

Abre la interfaz de escaneo para procesar artículos.

Cómo Usarlo

1. Haz clic en Scan Item
2. Elige el tipo de escáner o dispositivo
3. Escanea el artículo usando el dispositivo seleccionado

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Manejo de Errores del Escáner

Se muestra cuando falla la activación del escáner.

Causa Común

• Ningún dispositivo escáner de código de barras conectado

Resolución

1. Conecta un escáner de código de barras válido
2. Reintenta activar Active Scanner

Advertencia

Las funciones del escáner no funcionarán sin un dispositivo conectado.

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Configuración del Active Scanner

Configura el dispositivo de escáner antes de su uso.

Cómo Usarlo

1. Abre la configuración de Active Scanner
2. Selecciona un dispositivo del desplegable
3. Haz clic en Save

Notas:

• Los dispositivos de cámara web solo se pueden usar a través de Scan Item, no de Active Scanner

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Camera Scanner

Permite escanear utilizando un dispositivo de cámara como una cámara web.

Cómo Usarlo

1. Abre Scan Item
2. Cambia el escáner a cámara
3. Coloca el código de barras dentro del encuadre de la cámara
4. El sistema detecta y procesa el artículo

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Artículo Detectado

Cuando un artículo se reconoce correctamente.

Comportamiento

• Los detalles del artículo se rellenan automáticamente
• El usuario puede confirmar la acción

Cómo Usarlo

1. Verifica los detalles del artículo
2. Ajusta la cantidad si es necesario
3. Haz clic en Confirm

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Artículo No Asignado Detectado

Ocurre cuando el artículo escaneado no está vinculado a una orden de compra.

Cómo Usarlo

1. Selecciona un artículo manualmente
2. Asigna una orden de compra
3. Confirma la acción

Advertencia

Los artículos no asignados requieren intervención manual antes de la confirmación.

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Barcode Scanner

Soporta escáneres de código de barras de hardware para una entrada más rápida y precisa.

Cómo Usarlo

1. Asegúrate de que el escáner de código de barras esté conectado
2. Abre Scan Item
3. Escanea el código de barras
4. El sistema procesa automáticamente

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Artículo Detectado por Código de Barras

Código de barras reconocido vinculado a un artículo conocido.

Cómo Usarlo

1. Revisa los detalles del artículo
2. Ajusta la cantidad si es necesario
3. Haz clic en Confirm

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Artículos No Asignados por Código de Barras

Se detecta el código de barras pero no está vinculado a una orden de compra.

Cómo Usarlo

1. Selecciona el artículo manualmente
2. Asigna una orden de compra
3. Confirm

Advertencia

Confirmar sin la asignación correcta puede causar errores de seguimiento.

Buenas Prácticas:

• Verifica siempre el artículo y la orden de compra antes de confirmar
• Utiliza el escaneo de código de barras para operaciones de alto volumen para reducir errores manuales

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Crear Orden de Compra

Esta es la pantalla principal donde creas y gestionas una Purchase Order antes de enviarla.

Cómo Usarlo

1. Revisa o introduce los detalles del encabezado del pedido
2. Añade artículos en la tabla Items
3. Rellena los Delivery Details
4. (Opcional) Añade seguimiento
5. Haz clic en Create Order cuando esté completo

Notas:

• El estado Draft significa que nada se ha finalizado todavía
• Los totales se actualizan automáticamente en función de los artículos, impuestos y envío

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Añadir Detalles del Proveedor

Se utiliza para definir o seleccionar el proveedor para la Purchase Order.

Cómo Usarlo

1. Selecciona un proveedor existente o introduce uno nuevo
2. Rellena:
   • Persona de contacto
   • Email
   • Teléfono
   • Dirección de facturación
3. Haz clic en Add

Notas:

• Los detalles incorrectos del proveedor pueden resultar en fallos de comunicación o problemas de entrega

Buenas Prácticas:

• Utiliza los registros de proveedores existentes siempre que sea posible para mantener la coherencia

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Añadir Detalles de Negocio

Define el contacto interno o representante vinculado al pedido.

Cómo Usarlo

1. Selecciona un representante de ventas o contacto
2. Rellena:
   • Email
   • Teléfono
   • Dirección de facturación
3. Haz clic en Add

Notas:

• Esto identifica la propiedad interna del pedido

Buenas Prácticas:

• Asigna una persona responsable para garantizar la responsabilidad y el seguimiento

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Añadir Detalles de Entrega

Especifica dónde se entregará el pedido y cualquier instrucción relevante.

Cómo Usarlo

1. Haz clic en el icono de editar en la sección Delivery
2. Selecciona un sitio y dirección
3. Asigna una persona de contacto
4. Introduce el número de teléfono y las instrucciones de entrega
5. Haz clic en Add

Notas:

• Las instrucciones de entrega guían a los equipos de logística y recepción

Advertencia

Detalles de entrega incorrectos pueden causar retrasos o entregas fallidas.

Buenas Prácticas:

• Proporciona instrucciones claras y específicas para el manejo y la recepción

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Añadir Artículos a Órdenes de Compra

Permite a los usuarios definir los artículos que se están comprando, incluida la cantidad, el coste y los impuestos.

Cómo Usarlo

1. Haz clic en Add Item
2. Selecciona un artículo del desplegable
3. Introduce la cantidad
4. Revisa o introduce el coste unitario y la tasa impositiva
5. Repite para artículos adicionales

Notas:

• Los totales se actualizan automáticamente en función de las entradas de los artículos

Advertencia

Cantidades o precios incorrectos afectarán al inventario y a los registros financieros.

Buenas Prácticas:

• Verifica dos veces la selección del artículo y los precios antes de finalizar

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Resumen del Pedido

Muestra un desglose financiero de la orden de compra.

Elementos Clave

• Subtotal
• Tax
• Shipping
• Total

Notas:

• Los valores se calculan automáticamente

Buenas Prácticas:

• Revisa los totales antes de crear el pedido para asegurar la coherencia

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Añadir Seguimiento de Entrega (Opcional)

Permite a los usuarios adjuntar un enlace de seguimiento para monitorizar el progreso de la entrega.

Cómo Usarlo

1. Haz clic en Add Tracking sobre la sección Delivery Details
2. Introduce el enlace de seguimiento
3. Haz clic en Add

Notas:

• Los enlaces de seguimiento proporcionan visibilidad sobre el estado del envío

Buenas Prácticas:

• Incluye siempre información de seguimiento cuando esté disponible

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Gestionar Orden de Compra

Permite a los usuarios gestionar el estado del pedido, las acciones y la progresión del flujo de trabajo después de la creación.

Elementos Clave

• Indicador de estado del pedido
• Desplegable de acciones
• Botones Receive Item y Scan Item
• Tabla de artículos con estado de recepción

Cómo Usarlo

1. Abre una Purchase Order
2. Utiliza el desplegable Actions para actualizar el estado
3. Monitoriza el estado del artículo en la tabla
4. Procede a recibir los artículos cuando se entreguen

Notas:

• Los cambios de estado se registran en el historial del pedido

Buenas Prácticas:

• Mantén el estado actualizado para reflejar el progreso del mundo real

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Actualizar Estado (desde Orden de Compra)

Permite a los usuarios cambiar el estado de una Purchase Order.

Cómo Usarlo

1. Haz clic en Actions
2. Selecciona un nuevo estado
3. Revisa el modal de confirmación
4. Haz clic en Continue

Advertencia

Los cambios de estado impactan en los informes y en la progresión del flujo de trabajo.

Buenas Prácticas:

• Actualiza el estado únicamente después de confirmar que la acción del mundo real se ha completado

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Marcar como Failed Inspection (desde Orden de Compra)

Marca un artículo o pedido como fallido durante la inspección.

Cómo Usarlo

1. Activa Mark as Failed Inspection
2. Introduce el motivo
3. Haz clic en Continue

Notas:

• La introducción del motivo es obligatoria

Advertencia

Esta acción puede afectar al inventario y a la evaluación del proveedor.

Buenas Prácticas:

• Proporciona motivos claros y específicos para la trazabilidad

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Recibir Artículo

Permite a los usuarios registrar los artículos recibidos de una Purchase Order.

Cómo Usarlo

1. Haz clic en Receive Item
2. Selecciona el artículo
3. Verifica los detalles de la orden de compra y del proveedor
4. Introduce la cantidad recibida
5. Haz clic en Confirm

Notas:

• La recepción actualiza los niveles de inventario

Advertencia

Cantidades incorrectas conducirán a discrepancias de inventario.

Buenas Prácticas:

• Verifica la cantidad real recibida antes de confirmar

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Escanear Artículos (Recepción)

Permite a los usuarios recibir artículos utilizando el escaneo de código de barras o cámara.

Cómo Usarlo

1. Haz clic en Scan Item
2. Selecciona el dispositivo escáner o cámara
3. Escanea el código de barras del artículo
4. Verifica el artículo detectado
5. Ajusta la cantidad si es necesario
6. Haz clic en Confirm

Notas:

• El escaneo reduce los errores de entrada manual

Buenas Prácticas:

• Verifica siempre el artículo detectado antes de confirmar

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Añadir Seguimiento de Entrega (Post-Creación)

Permite a los usuarios añadir o actualizar la información de seguimiento después de la creación del pedido.

Cómo Usarlo

1. Abre una Purchase Order
2. Haz clic en Add Tracking
3. Introduce el enlace de seguimiento
4. Haz clic en Add

Notas:

• Actualiza el seguimiento tan pronto como se despache el envío

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Pedidos Relacionados

Muestra todos los pedidos vinculados a la Purchase Order actual.

Elementos Clave

• Order ID
• Issue Date
• Due Date
• Status

Cómo Usarlo

1. Navega a la pestaña Related Orders
2. Utiliza filtros para refinar los resultados
3. Haz clic en un pedido para ver los detalles

Notas:

• Proporciona visibilidad sobre las dependencias entre flujos de trabajo

Buenas Prácticas:

• Utiliza esta vista para realizar el seguimiento de procesos de fabricación o ventas vinculados

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Historial de Pedidos

Realiza el seguimiento de todas las acciones realizadas en la Purchase Order.

Elementos Clave

• Fecha y hora
• Propietario de la acción
• Registro de actividad

Cómo Usarlo

1. Abre la pestaña Order History
2. Revisa los cambios y acciones

Notas:

• Todas las actualizaciones se registran para la trazabilidad

Buenas Prácticas:

• Utiliza el historial de pedidos para auditorías e investigación de incidencias