Organization Settings

Manage your organization’s details and system-wide configurations.

Organization Profile

Manage your organization’s core details such as name, legal information, and contact details.

How to Update Your Organization Profile

1. Upload your Logo
   1. Click Update Logo
   2. Choose your company logo file
   3. Recommended:
      1. 240 x 240 pixels
      2. 72 DPI
      3. Max file size: 1MB
2. Enter Organization Details
   1. Fill in the following fields:
      1. Display Name - The name shown across the system
      2. Legal Name - Official registered business name
      3. Registration Number - Business registration ID
      4. VAT/Tax Number - Tax identification number
      5. Website URL - Company website
3. Set location and address
   1. Country – Select your country
   2. Registered address (line 1) and optional Address line 2
   3. City, State/Province, and Zip/Postal code
4. Add contact information
   1. Phone Number - Main contact number
   2. Email Address - Official company email
5. Save Changes
   1. Click Save to apply updates.

Mejores prácticas

• Use your official legal name to ensure consistency with financial and regulatory documents
• Keep your display name simple and recognizable for internal users
• Upload a clear, high-quality logo to maintain professional documentation
• Ensure your VAT/Tax number is accurate to avoid issues in reporting and transactions
• Use a company email address, not personal email, for official communication
• Keep your address and contact details up to date, especially if operating across multiple sites
• Standardize how information is entered (e.g., abbreviations, formatting) to maintain consistency

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Sites

The Sites feature allows you to create and manage operational locations within your organization, such as warehouses, factories, or distribution centers.

Each site represents a physical or logical location where activities like selling, manufacturing, or purchasing take place.

How to Create a Site

1. Go to Settings → Organization → Sites
2. Click Create Site
3. Enter the required details:
   • Site name – Internal name used in the system
   • Legal name – Official registered name
   • Country and address (street lines, city, state/province, postal code)
   • Currency – USD, EUR, or GBP (default for this site)
4. Select site functions:
   • Sell - For sales operations
   • Make - For production/manufacturing
   • Buy - For purchasing/procurement
5. Click Save

How to Edit a Site

1. Go to Settings → Organization → Sites
2. Click on an existing site from the list
3. Update the necessary fields
4. Click Save

Managing Sites List

From the Sites page, you can:

• View all sites in a table format
• Filter by:
  • Site Name
  • Legal Name
  • Address
  • Currency
  • Site Functions
• Select multiple sites for bulk actions (e.g., deletion)

How to Delete a Site

1. Open the site you want to delete
2. Click Delete
3. Confirm the action in the prompt

Alternatively, you can delete multiple sites via the checkboxes and choose multiple sites in the list.

Mejores prácticas

• Create sites that reflect your actual operational structure (e.g., Warehouse, Production Plant, Distribution Center)
• Use clear and consistent naming conventions for sites to avoid confusion (e.g., “Main Warehouse”, “Plant A”, “EU Distribution”)
• Assign site functions accurately to ensure workflows (Sell, Make, Buy) behave correctly
• Avoid creating duplicate or unnecessary sites, as this can complicate inventory and reporting
• Use the correct currency per site, especially if operating across multiple regions
• Keep address and location details complete and up to date for accurate documentation and logistics
• Regularly review your sites to ensure they still reflect your current operations
• Be cautious when deleting sites, especially if they are already used in transactions or workflows

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Suscripción

La página Suscripción permite gestionar el plan actual, controlar el uso, actualizar los datos de pago y consultar el historial de facturas.

Aquí puedes controlar el acceso a FabHub, los límites del plan y la información de facturación.

Resumen de la página Suscripción

En esta sección verás:

• Plan actual – La suscripción activa y su precio
• Pedidos restantes – El límite de pedidos disponible para el periodo actual (en la tarjeta Pedidos)
• Renovación / próximo pago – Se muestra cuando el proveedor de facturación facilita este dato
• Método de pago – Los datos de pago guardados
• Información de facturación – Los datos de facturación de la empresa
• Historial de facturas – El registro de transacciones anteriores

Cómo cambiar el plan de suscripción

1. Ve a Configuración → Organización → Suscripción
2. Haz clic en Cambiar suscripción
3. Se abrirá la página Actualizar suscripción de FabHub, donde puedes comparar planes, definir las plazas y elegir facturación mensual o anual
4. Sigue las indicaciones para confirmar. Según el plan actual, completarás el pago en Stripe Checkout o FabHub actualizará una suscripción de Stripe existente sin salir de la aplicación

Cuando el cambio se complete:

• puede aparecer una confirmación o volverás a la configuración de la suscripción
• el plan se actualizará según la nueva selección
• los cargos aplicables aparecerán en el Historial de facturas

Cómo añadir plazas

1. En la página Suscripción, utiliza la tarjeta Pedidos
2. En un plan de pago, haz clic en Comprar más plazas para abrir el flujo de actualización de suscripción alojado por Stripe
3. Elige la nueva cantidad de plazas y confirma el cambio en Stripe

En Free, haz clic en Suscríbete para añadir plazas. Primero se abrirá la página de planes de FabHub y la primera suscripción de pago se completará en Stripe Checkout. Las plazas de pago aumentan los límites de sitios y pedidos según el plan y la periodicidad elegidos.

Gestionar el método de pago

1. En la sección Método de pago, haz clic en Gestionar método de pago
2. Se abrirá la página de actualización del método de pago alojada por Stripe
3. Guarda el cambio en Stripe y vuelve a FabHub

Este método de pago se utilizará para:

• renovaciones de la suscripción
• compras adicionales

Actualizar la información de facturación

1. En la sección Información de facturación, haz clic en el icono de edición para abrir el Portal del cliente de Stripe
2. Actualiza:
   1. dirección de facturación
   2. nombre completo
   3. correo electrónico
   4. número de IVA/impuestos
3. Guarda los cambios en Stripe y vuelve a FabHub

Esta información aparecerá en todas las facturas.

Consultar el historial de facturas

La sección Historial de facturas permite:

• consultar facturas anteriores
• comprobar el estado del pago (por ejemplo, Pagada)
• descargar los documentos de las facturas

Esto facilita la contabilidad y el mantenimiento de registros.

Cancelar la suscripción

Las suscripciones de pago pueden programarse para finalizar al cierre del periodo de facturación actual:

1. Desplázate hasta el final de la página Suscripción
2. Haz clic en Cancelar suscripción
3. Confirma la acción

En Free no se muestran el control ni la advertencia de cancelación porque no existe una suscripción de pago que cancelar.

Advertencia

La cancelación es irreversible y el acceso a las funciones de pago finalizará al terminar el periodo de facturación.

• Revisa los límites del plan con regularidad, especialmente el uso de pedidos, para evitar interrupciones
• Mejora el plan antes de alcanzar los límites
• Utiliza un método de pago de la empresa en lugar de tarjetas personales para facilitar el control financiero
• Mantén correcta la información de facturación para evitar problemas con las facturas
• Descarga y guarda periódicamente el historial de facturas para contabilidad y auditorías
• Elige un plan acorde con la escala operativa real, no solo con el uso actual
• Controla los cambios de suscripción y las compras para evitar cargos inesperados
• Evita cambiar de plan con frecuencia, ya que puede complicar la facturación y el seguimiento
• Comprueba que el método de pago sea válido para evitar interrupciones del servicio

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Preferences

The Preferences section allows you to configure default system settings for your organization, including time, date, and currency formats.

These settings affect how information is displayed across FabHub, ensuring consistency for all users.

What You Can Configure

In this section, you can manage:

• Time Zone - Defines the default time reference for your organization
• Date Format - Controls how dates are displayed (e.g., MM/DD/YYYY)
• Time Format - Sets 12-hour or 24-hour time display
• Base Currency - Sets the default currency used across the system

How to Update Preferences

1. Go to Settings → Organization → Preferences
2. Update the following fields as needed:
   • Time Zone - Enable Set time zone automatically or select manually
   • Date Format - Choose your preferred format
   • Time Format - Select 12-hour or 24-hour format
   • Base Currency - Select your organization’s primary currency
3. Click Save to apply changes
4. A success message confirms when the save completes

Where These Settings Apply

Your preferences affect:

• System-wide timestamps
• Reports and transaction records
• Date and time display across modules
• Financial values and currency formatting

Mejores prácticas

• Set the correct time zone based on your main operations to ensure accurate timestamps
• Avoid frequent changes to date and time formats, as this may cause confusion in reports
• Use a standard format across your organization to maintain consistency among users
• Set the base currency carefully, especially if you are already recording transactions
• Align preferences with your accounting and reporting standards
• If operating globally, ensure all teams understand the selected formats to avoid misinterpretation
• Review preferences during initial setup and only update when necessary