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Module Buy

Vue d'ensemble

Le module Buy est l'endroit où les utilisateurs gèrent l'ensemble des bons de commande sur les sites sélectionnés. Il offre une visibilité sur le statut des commandes, les détails des fournisseurs, les dates d'échéance et les totaux financiers.

Éléments clés

  • Sélecteur de site pour filtrer les données par emplacement
  • Table des bons de commande avec colonnes triables et filtrables
  • Indicateurs de statut tels que Complete, Cancelled, Waiting for Payment, Waiting for Delivery, Overdue
  • Valeur totale de la commande affichée dans la devise sélectionnée
  • Actions pour créer, scanner, exporter et gérer les bons de commande

Mode d'emploi

  1. Sélectionnez un site dans la liste déroulante Site
  2. Consultez les bons de commande dans la table
  3. Utilisez les filtres sous chaque colonne pour affiner les résultats
  4. Cliquez sur un numéro de commande pour ouvrir les détails complets
  5. Utilisez le menu d'actions sur chaque ligne pour des actions supplémentaires

Remarques :

  • Les données affichées sont toujours limitées au site sélectionné
  • Les libellés de statut reflètent l'avancement réel des commandes

Bonnes pratiques :

  • Confirmez toujours le site sélectionné avant de passer à l'action
  • Utilisez les filtres plutôt que de faire défiler de grands ensembles de données

Update Status

Permet aux utilisateurs de modifier le statut d'un bon de commande.

Mode d'emploi

  1. Ouvrez le menu d'actions sur un bon de commande
  2. Sélectionnez Update Status
  3. Vérifiez le statut actuel et le nouveau statut
  4. Cliquez sur Continue pour confirmer

Avertissement

Les mises à jour de statut affectent la progression du workflow et le reporting.

Bonnes pratiques :

  • Ne mettez à jour le statut qu'une fois l'action réelle terminée

Mark as Failed Inspection

Utilisé pour signaler qu'un bon de commande ou un article a échoué à l'inspection.

Mode d'emploi

  1. Déclenchez l'action Mark as Failed Inspection
  2. Saisissez la raison de l'échec dans le champ prévu à cet effet
  3. Cliquez sur Continue pour confirmer

Remarques :

  • La saisie d'une raison est obligatoire
Avertissement

Cette action peut avoir un impact sur les processus en aval, comme l'inventaire ou l'évaluation des fournisseurs.

Bonnes pratiques :

  • Fournissez des raisons claires et précises pour assurer la traçabilité

Réorganisation des commandes

Les utilisateurs peuvent réorganiser les éléments dans la table à l'aide de la saisie de rang.

Mode d'emploi

  1. Cliquez sur le contrôle de réorganisation d'une ligne
  2. Saisissez une nouvelle position de rang
  3. La table se met à jour selon le nouvel ordre

Remarques :

  • Le classement n'affecte que la disposition visuelle

Bonnes pratiques :

  • Utilisez le classement pour la priorisation lors des sessions de revue

Filtres et listes déroulantes

La table Buy comprend des options de filtrage avancées pour un meilleur contrôle des données.

Filtres disponibles

  • Plage du total de la commande
  • Date d'émission
  • Date d'échéance
  • Statut
  • Site

Mode d'emploi

  1. Cliquez sur n'importe quel champ de filtre sous une colonne
  2. Sélectionnez ou saisissez les valeurs souhaitées
  3. La table se met à jour automatiquement

Sélection de site

Filtre les bons de commande par site.

Mode d'emploi

  1. Cliquez sur la liste déroulante Site
  2. Sélectionnez un site ou choisissez All
  3. Les données se mettent à jour selon la sélection

Ajouter un nouveau site

Permet aux utilisateurs de créer un nouveau site opérationnel.

Mode d'emploi

  1. Cliquez sur + Add a new site dans la liste déroulante
  2. Renseignez les champs obligatoires :
    • Nom du site
    • Raison sociale
    • Coordonnées d'adresse
    • Devise principale
  3. Sélectionnez les fonctions activées :
    • Sell
    • Make
    • Buy
    • Check
    • Fix
    • Stocks
  4. Cliquez sur Add

Remarques :

  • Les fonctions du site déterminent l'accessibilité des modules
Avertissement

Une configuration incorrecte du site peut limiter les fonctionnalités du système.

Bonnes pratiques :

  • N'activez que les fonctions pertinentes pour les opérations du site

Active Scanner

L'Active Scanner permet de scanner les articles en temps réel à l'aide de périphériques code-barres connectés.

Comment activer

  1. Activez Active Scanner
  2. Assurez-vous qu'un scanner code-barres est connecté

Remarques :

  • Le scanner doit être physiquement connecté avant l'activation

Scan Item

Ouvre l'interface de numérisation pour traiter les articles.

Mode d'emploi

  1. Cliquez sur Scan Item
  2. Choisissez le type de scanner ou le périphérique
  3. Scannez l'article à l'aide du périphérique sélectionné

Gestion des erreurs du scanner

S'affiche lorsque l'activation du scanner échoue.

Cause fréquente

  • Aucun périphérique scanner code-barres connecté

Résolution

  1. Connectez un scanner code-barres valide
  2. Réessayez d'activer l'Active Scanner
Avertissement

Les fonctionnalités du scanner ne fonctionneront pas sans un périphérique connecté.

Configuration de l'Active Scanner

Configure le périphérique scanner avant utilisation.

Mode d'emploi

  1. Ouvrez les paramètres de l'Active Scanner
  2. Sélectionnez un périphérique dans la liste déroulante
  3. Cliquez sur Save

Remarques :

  • Les webcams ne sont utilisables qu'via Scan Item, pas via Active Scanner

Scanner caméra

Permet de scanner à l'aide d'un périphérique caméra tel qu'une webcam.

Mode d'emploi

  1. Ouvrez Scan Item
  2. Basculez le scanner sur caméra
  3. Positionnez le code-barres dans le cadre de la caméra
  4. Le système détecte et traite l'article

Article détecté

Lorsqu'un article est correctement reconnu.

Comportement

  • Les détails de l'article se remplissent automatiquement
  • L'utilisateur peut confirmer l'action

Mode d'emploi

  1. Vérifiez les détails de l'article
  2. Ajustez la quantité si nécessaire
  3. Cliquez sur Confirm

Article non assigné détecté

Se produit lorsqu'un article scanné n'est lié à aucun bon de commande.

Mode d'emploi

  1. Sélectionnez un article manuellement
  2. Attribuez un bon de commande
  3. Confirmez l'action

Avertissement

Les articles non assignés nécessitent une intervention manuelle avant confirmation.

Scanner code-barres

Prend en charge les scanners code-barres matériels pour une saisie plus rapide et plus précise.

Mode d'emploi

  1. Assurez-vous que le scanner code-barres est connecté
  2. Ouvrez Scan Item
  3. Scannez le code-barres
  4. Le système traite automatiquement

Article code-barres détecté

Code-barres reconnu lié à un article connu.

Mode d'emploi

  1. Vérifiez les détails de l'article
  2. Ajustez la quantité si nécessaire
  3. Cliquez sur Confirm

Articles code-barres non assignés

Le code-barres est détecté mais n'est lié à aucun bon de commande.

Mode d'emploi

  1. Sélectionnez l'article manuellement
  2. Attribuez un bon de commande
  3. Confirm

Avertissement

Confirmer sans attribution correcte peut entraîner des erreurs de suivi.

Bonnes pratiques :

  • Vérifiez toujours l'article et le bon de commande avant de confirmer
  • Utilisez la lecture de code-barres pour les opérations à fort volume afin de réduire les erreurs manuelles

Créer un bon de commande

Il s'agit de l'écran principal où vous créez et gérez un bon de commande avant de le soumettre.

Mode d'emploi

  1. Vérifiez ou saisissez les détails d'en-tête de la commande
  2. Ajoutez des articles dans la table Items
  3. Renseignez les Delivery Details
  4. (Facultatif) Ajoutez un suivi
  5. Cliquez sur Create Order une fois terminé

Remarques :

  • Le statut Draft signifie que rien n'est encore finalisé
  • Les totaux se mettent à jour automatiquement en fonction des articles, des taxes et de la livraison

Ajouter les détails du fournisseur

Utilisé pour définir ou sélectionner le fournisseur du bon de commande.

Mode d'emploi

  1. Sélectionnez un fournisseur existant ou saisissez-en un nouveau
  2. Renseignez :
    • Personne à contacter
    • E-mail
    • Téléphone
    • Adresse de facturation
  3. Cliquez sur Add

Remarques :

  • Des coordonnées de fournisseur incorrectes peuvent entraîner des problèmes de communication ou de livraison

Bonnes pratiques :

  • Utilisez chaque fois que possible des fiches fournisseurs existantes pour maintenir la cohérence

Ajouter les détails de l'entreprise

Définit le contact interne ou le représentant lié à la commande.

Mode d'emploi

  1. Sélectionnez un représentant commercial ou un contact
  2. Renseignez :
    • E-mail
    • Téléphone
    • Adresse de facturation
  3. Cliquez sur Add

Remarques :

  • Ceci identifie la propriété interne de la commande

Bonnes pratiques :

  • Attribuez une personne responsable pour assurer la responsabilité et le suivi

Ajouter les détails de livraison

Spécifie l'endroit où la commande sera livrée et toute instruction pertinente.

Mode d'emploi

  1. Cliquez sur l'icône d'édition dans la section Delivery
  2. Sélectionnez un site et une adresse
  3. Attribuez une personne à contacter
  4. Saisissez le numéro de téléphone et les instructions de livraison
  5. Cliquez sur Add

Remarques :

  • Les instructions de livraison guident les équipes logistiques et de réception
Avertissement

Des coordonnées de livraison incorrectes peuvent entraîner des retards ou des livraisons manquées.

Bonnes pratiques :

  • Fournissez des instructions claires et précises pour la manutention et la réception

Ajouter des articles aux bons de commande

Permet aux utilisateurs de définir les articles achetés, y compris la quantité, le coût et la taxe.

Mode d'emploi

  1. Cliquez sur Add Item
  2. Sélectionnez un article dans la liste déroulante
  3. Saisissez la quantité
  4. Vérifiez ou saisissez le coût unitaire et le taux de taxe
  5. Répétez pour les articles supplémentaires

Remarques :

  • Les totaux se mettent à jour automatiquement en fonction des saisies d'articles
Avertissement

Des quantités ou des prix incorrects affecteront l'inventaire et les enregistrements financiers.

Bonnes pratiques :

  • Vérifiez deux fois la sélection des articles et les prix avant de finaliser

Récapitulatif de la commande

Affiche une ventilation financière du bon de commande.

Éléments clés

  • Sous-total
  • Taxe
  • Livraison
  • Total

Remarques :

  • Les valeurs sont calculées automatiquement

Bonnes pratiques :

  • Vérifiez les totaux avant de créer la commande pour assurer la cohérence

Ajouter un suivi de livraison (facultatif)

Permet aux utilisateurs de joindre un lien de suivi pour surveiller la progression de la livraison.

Mode d'emploi

  1. Cliquez sur Add Tracking au-dessus de la section Delivery Details
  2. Saisissez le lien de suivi
  3. Cliquez sur Add

Remarques :

  • Les liens de suivi offrent une visibilité sur le statut de l'expédition

Bonnes pratiques :

  • Incluez toujours les informations de suivi lorsqu'elles sont disponibles

Gérer un bon de commande

Permet aux utilisateurs de gérer le statut de la commande, les actions et la progression du workflow après la création.

Éléments clés

  • Indicateur de statut de la commande
  • Liste déroulante d'actions
  • Boutons Receive Item et Scan Item
  • Table des articles avec statut de réception

Mode d'emploi

  1. Ouvrez un bon de commande
  2. Utilisez la liste déroulante Actions pour mettre à jour le statut
  3. Surveillez le statut des articles dans la table
  4. Procédez à la réception des articles lorsqu'ils sont livrés

Remarques :

  • Les changements de statut sont consignés dans l'historique de la commande

Bonnes pratiques :

  • Tenez le statut à jour pour refléter la progression réelle

Update Status (depuis le bon de commande)

Permet aux utilisateurs de modifier le statut d'un bon de commande.

Mode d'emploi

  1. Cliquez sur Actions
  2. Sélectionnez un nouveau statut
  3. Vérifiez la fenêtre modale de confirmation
  4. Cliquez sur Continue

Avertissement

Les changements de statut affectent le reporting et la progression du workflow.

Bonnes pratiques :

  • Ne mettez à jour le statut qu'après avoir confirmé que l'action réelle est terminée

Mark as Failed Inspection (depuis le bon de commande)

Signale un article ou une commande comme ayant échoué à l'inspection.

Mode d'emploi

  1. Déclenchez Mark as Failed Inspection
  2. Saisissez la raison
  3. Cliquez sur Continue

Remarques :

  • La saisie d'une raison est obligatoire
Avertissement

Cette action peut affecter l'inventaire et l'évaluation des fournisseurs.

Bonnes pratiques :

  • Fournissez des raisons claires et précises pour assurer la traçabilité

Receive Item

Permet aux utilisateurs d'enregistrer les articles reçus d'un bon de commande.

Mode d'emploi

  1. Cliquez sur Receive Item
  2. Sélectionnez l'article
  3. Vérifiez les détails du bon de commande et du fournisseur
  4. Saisissez la quantité reçue
  5. Cliquez sur Confirm

Remarques :

  • La réception met à jour les niveaux de stock
Avertissement

Des quantités incorrectes entraîneront des écarts d'inventaire.

Bonnes pratiques :

  • Vérifiez la quantité réellement reçue avant de confirmer

Scan Items (réception)

Permet aux utilisateurs de recevoir des articles à l'aide d'un scanner code-barres ou caméra.

Mode d'emploi

  1. Cliquez sur Scan Item
  2. Sélectionnez le scanner ou le périphérique caméra
  3. Scannez le code-barres de l'article
  4. Vérifiez l'article détecté
  5. Ajustez la quantité si nécessaire
  6. Cliquez sur Confirm

Remarques :

  • La numérisation réduit les erreurs de saisie manuelle

Bonnes pratiques :

  • Vérifiez toujours l'article détecté avant de confirmer

Ajouter un suivi de livraison (après création)

Permet aux utilisateurs d'ajouter ou de mettre à jour les informations de suivi après la création de la commande.

Mode d'emploi

  1. Ouvrez un bon de commande
  2. Cliquez sur Add Tracking
  3. Saisissez le lien de suivi
  4. Cliquez sur Add

Remarques :

  • Mettez à jour le suivi dès que l'expédition est envoyée

Commandes liées

Affiche toutes les commandes liées au bon de commande actuel.

Éléments clés

  • ID de commande
  • Date d'émission
  • Date d'échéance
  • Statut

Mode d'emploi

  1. Accédez à l'onglet Related Orders
  2. Utilisez les filtres pour affiner les résultats
  3. Cliquez sur une commande pour afficher les détails

Remarques :

  • Offre une visibilité sur les dépendances entre les workflows

Bonnes pratiques :

  • Utilisez cette vue pour suivre les processus de fabrication ou de vente liés

Historique des commandes

Suit toutes les actions effectuées sur le bon de commande.

Éléments clés

  • Date et heure
  • Propriétaire de l'action
  • Journal d'activité

Mode d'emploi

  1. Ouvrez l'onglet Order History
  2. Vérifiez les modifications et les actions

Remarques :

  • Toutes les mises à jour sont enregistrées pour la traçabilité

Bonnes pratiques :

  • Utilisez l'historique des commandes pour les audits et l'investigation des problèmes
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