Contacts

Le tableau de bord Contacts est l’espace central où tous les contacts sont stockés, consultés et gérés. Il offre une visibilité sur les informations clients et fournisseurs, avec des outils pour filtrer, modifier et organiser les contacts efficacement.

Composants clés

• Table des contacts
  • Affiche tous les contacts avec des informations clés : Nom, Type de contact, Contact principal, Email, Téléphone, Pays et Groupe de contacts
• Filtres et recherche
  • Chaque colonne inclut des options de filtrage pour retrouver rapidement un contact spécifique.
• Onglets de segmentation
  • All - Affiche tous les contacts
  • Suppliers - Affiche uniquement les fournisseurs
  • Customers - Affiche uniquement les clients
• Actions
  • + Add Contact - Créer un nouveau contact
  • Bulk Select & Delete - Supprimer un ou plusieurs contacts
  • Pagination Controls - Naviguer dans de grands ensembles de données

Bonnes pratiques :

• Utilisez les filtres et la segmentation au lieu de parcourir manuellement de longues listes
• Gardez votre liste de contacts propre et à jour pour préserver son utilité
• Évitez les doublons en vérifiant les contacts existants avant d’en créer de nouveaux

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Créer un nouveau contact

Le formulaire New Contact permet d’ajouter et d’enregistrer de nouveaux contacts, y compris les informations d’entreprise ou de personne, les adresses et les moyens de communication.

Étapes

1. Accédez à Contacts
2. Cliquez sur + Add Contact
3. Renseignez General Information
   • Sélectionnez Contact Type (Customer ou Supplier)
   • Saisissez Contact Name
   • Sélectionnez ou créez un Contact Group
4. Renseignez Primary Contact Details
5. Renseignez Shipping Address
6. (Optionnel) Activez Same as shipping address pour la facturation
7. (Optionnel) Ajoutez Tax Information
8. (Optionnel) Ajoutez Secondary Contact Details
9. Cliquez sur Create

Bonnes pratiques :

• Utilisez des conventions de nommage cohérentes pour faciliter la recherche
• Réutilisez les groupes de contacts existants lorsque c’est possible
• Renseignez uniquement les champs nécessaires pour garder des fiches propres
• Assurez au moins un moyen de contact valide (email ou téléphone)

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Groupes de contacts

Les Contact Groups servent à catégoriser les contacts pour une meilleure organisation et un meilleur filtrage.

Étapes

1. Cliquez sur la liste déroulante Contact Group
2. Sélectionnez un groupe existant
3. Pour créer un nouveau groupe :
   • Saisissez un nouveau nom
   • Cliquez sur Add new contact group
   • Saisissez la nouvelle catégorie
   • Validez avec l’icône de confirmation

Bonnes pratiques :

• Gardez des noms de groupes normalisés et explicites
• Évitez de créer des groupes en doublon ou trop proches
• Utilisez les groupes pour une segmentation claire (ex. Société, Individuel, Distributeur)

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Consulter les contacts

La View Contact Page affiche toutes les informations enregistrées d’un contact sélectionné dans un format structuré en lecture seule.

Étapes

1. Accédez à Contacts
2. Cliquez sur un Contact Name
3. Vérifiez les informations du contact par section :
   • General Information
   • Primary Contact Details
   • Address
   • Tax Information
   • Secondary Contact Details

Bonnes pratiques :

• Utilisez cette vue pour vérifier rapidement les informations avant modification
• Passez en revue toutes les sections pour assurer l’exhaustivité et l’exactitude

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Modifier un contact

La fonction Edit Contact permet de mettre à jour les informations d’un contact existant.

Étapes

1. Ouvrez un contact depuis la liste
2. Cliquez sur Edit
3. Mettez à jour les champs nécessaires
4. Cliquez sur Save

Bonnes pratiques :

• Vérifiez les champs critiques (email, téléphone) avant d’enregistrer
• Évitez les modifications inutiles pour limiter les incohérences
• Conservez des informations d’adresse et fiscales exactes pour l’usage opérationnel

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Supprimer des contacts

La fonction Delete Contact supprime définitivement les contacts sélectionnés du système.

Étapes

1. Sélectionnez un ou plusieurs contacts dans la table
2. Cliquez sur l’icône Trash/Delete en haut à droite de la table
3. Confirmez la suppression dans la modale

Bonnes pratiques :

• Vérifiez attentivement les contacts sélectionnés avant suppression
• Évitez de supprimer des contacts actifs ou fréquemment utilisés
• Utilisez la suppression avec parcimonie, car cette action est irréversible