Organization Settings

Manage your organization’s details and system-wide configurations.

Organization Profile

Manage your organization’s core details such as name, legal information, and contact details.

How to Update Your Organization Profile

1. Upload your Logo
   1. Click Update Logo
   2. Choose your company logo file
   3. Recommended:
      1. 240 x 240 pixels
      2. 72 DPI
      3. Max file size: 1MB
2. Enter Organization Details
   1. Fill in the following fields:
      1. Display Name - The name shown across the system
      2. Legal Name - Official registered business name
      3. Registration Number - Business registration ID
      4. VAT/Tax Number - Tax identification number
      5. Website URL - Company website
3. Set location and address
   1. Country – Select your country
   2. Registered address (line 1) and optional Address line 2
   3. City, State/Province, and Zip/Postal code
4. Add contact information
   1. Phone Number - Main contact number
   2. Email Address - Official company email
5. Save Changes
   1. Click Save to apply updates.

Bonnes pratiques

• Use your official legal name to ensure consistency with financial and regulatory documents
• Keep your display name simple and recognizable for internal users
• Upload a clear, high-quality logo to maintain professional documentation
• Ensure your VAT/Tax number is accurate to avoid issues in reporting and transactions
• Use a company email address, not personal email, for official communication
• Keep your address and contact details up to date, especially if operating across multiple sites
• Standardize how information is entered (e.g., abbreviations, formatting) to maintain consistency

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Sites

The Sites feature allows you to create and manage operational locations within your organization, such as warehouses, factories, or distribution centers.

Each site represents a physical or logical location where activities like selling, manufacturing, or purchasing take place.

How to Create a Site

1. Go to Settings → Organization → Sites
2. Click Create Site
3. Enter the required details:
   • Site name – Internal name used in the system
   • Legal name – Official registered name
   • Country and address (street lines, city, state/province, postal code)
   • Currency – USD, EUR, or GBP (default for this site)
4. Select site functions:
   • Sell - For sales operations
   • Make - For production/manufacturing
   • Buy - For purchasing/procurement
5. Click Save

How to Edit a Site

1. Go to Settings → Organization → Sites
2. Click on an existing site from the list
3. Update the necessary fields
4. Click Save

Managing Sites List

From the Sites page, you can:

• View all sites in a table format
• Filter by:
  • Site Name
  • Legal Name
  • Address
  • Currency
  • Site Functions
• Select multiple sites for bulk actions (e.g., deletion)

How to Delete a Site

1. Open the site you want to delete
2. Click Delete
3. Confirm the action in the prompt

Alternatively, you can delete multiple sites via the checkboxes and choose multiple sites in the list.

Bonnes pratiques

• Create sites that reflect your actual operational structure (e.g., Warehouse, Production Plant, Distribution Center)
• Use clear and consistent naming conventions for sites to avoid confusion (e.g., “Main Warehouse”, “Plant A”, “EU Distribution”)
• Assign site functions accurately to ensure workflows (Sell, Make, Buy) behave correctly
• Avoid creating duplicate or unnecessary sites, as this can complicate inventory and reporting
• Use the correct currency per site, especially if operating across multiple regions
• Keep address and location details complete and up to date for accurate documentation and logistics
• Regularly review your sites to ensure they still reflect your current operations
• Be cautious when deleting sites, especially if they are already used in transactions or workflows

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Abonnement

La page Abonnement permet de gérer le forfait actuel, de suivre l’utilisation, de mettre à jour les informations de paiement et de consulter l’historique de facturation.

C’est ici que vous contrôlez l’accès à FabHub, les limites du forfait et les informations de facturation.

Vue d’ensemble de la page Abonnement

Cette section affiche :

• Forfait actuel – L’abonnement actif et son tarif
• Commandes restantes – Le quota de commandes restant pour la période en cours (dans la carte Commandes)
• Renouvellement / prochain paiement – Affiché lorsque le prestataire de facturation fournit cette information
• Moyen de paiement – Les informations de paiement enregistrées
• Informations de facturation – Les coordonnées de facturation de l’entreprise
• Historique des factures – Le relevé des transactions précédentes

Modifier le forfait d’abonnement

1. Ouvrez Paramètres → Organisation → Abonnement
2. Cliquez sur Modifier l’abonnement
3. La page FabHub Mettre à jour l’abonnement s’ouvre pour comparer les forfaits, définir le nombre de sièges et choisir une facturation mensuelle ou annuelle
4. Suivez les indications pour confirmer. Selon le forfait actuel, vous finaliserez le paiement dans Stripe Checkout ou FabHub mettra à jour directement un abonnement Stripe existant

Lorsque la modification aboutit :

• une confirmation peut s’afficher ou vous revenez aux paramètres d’abonnement
• le forfait est actualisé selon la nouvelle sélection
• les montants applicables apparaissent dans l’Historique des factures

Ajouter des sièges

1. Sur la page Abonnement, utilisez la carte Commandes
2. Avec un forfait payant, cliquez sur Acheter plus de sièges pour ouvrir le parcours de modification d’abonnement hébergé par Stripe
3. Choisissez le nouveau nombre de sièges et confirmez la modification dans Stripe

Avec Free, cliquez plutôt sur S'abonner pour ajouter des sièges. La page des forfaits FabHub s’ouvre d’abord, puis le premier abonnement payant est finalisé dans Stripe Checkout. Les sièges payants augmentent les limites de sites et de commandes selon le forfait et la périodicité choisis.

Gérer le moyen de paiement

1. Dans la section Moyen de paiement, cliquez sur Gérer le moyen de paiement
2. La page de mise à jour du moyen de paiement hébergée par Stripe s’ouvre
3. Enregistrez la modification dans Stripe, puis revenez dans FabHub

Ce moyen de paiement sera utilisé pour :

• les renouvellements d’abonnement
• les achats supplémentaires

Mettre à jour les informations de facturation

1. Dans la section Informations de facturation, cliquez sur l’icône de modification pour ouvrir le portail client Stripe
2. Mettez à jour :
   1. l’adresse de facturation
   2. le nom complet
   3. l’adresse e-mail
   4. le numéro de TVA/fiscal
3. Enregistrez les modifications dans Stripe, puis revenez dans FabHub

Ces informations apparaîtront sur toutes les factures.

Consulter l’historique des factures

La section Historique des factures permet de :

• consulter les factures précédentes
• vérifier l’état du paiement (par exemple, Payée)
• télécharger les documents de facturation

Elle facilite la comptabilité et la conservation des justificatifs.

Résilier l’abonnement

Les abonnements payants peuvent être programmés pour prendre fin à l’issue de la période de facturation en cours :

1. Faites défiler la page Abonnement jusqu’en bas
2. Cliquez sur Résilier l’abonnement
3. Confirmez l’action

Avec Free, l’option et l’avertissement de résiliation ne sont pas affichés, car il n’existe aucun abonnement payant à résilier.

Avertissement

La résiliation est irréversible et l’accès aux fonctionnalités payantes prendra fin après la période de facturation.

• Vérifiez régulièrement les limites du forfait, notamment l’utilisation des commandes, pour éviter les interruptions
• Passez au forfait supérieur avant d’atteindre les limites
• Utilisez un moyen de paiement d’entreprise plutôt qu’une carte personnelle pour faciliter le suivi financier
• Maintenez des informations de facturation exactes pour éviter les problèmes de facture
• Téléchargez et conservez régulièrement l’historique des factures pour la comptabilité et les audits
• Choisissez un forfait adapté à votre échelle opérationnelle réelle, et pas seulement à l’utilisation actuelle
• Surveillez les modifications d’abonnement et les achats afin d’éviter les frais inattendus
• Évitez les changements de forfait fréquents, qui peuvent compliquer la facturation et le suivi
• Vérifiez que le moyen de paiement est valide afin d’éviter les interruptions de service

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Preferences

The Preferences section allows you to configure default system settings for your organization, including time, date, and currency formats.

These settings affect how information is displayed across FabHub, ensuring consistency for all users.

What You Can Configure

In this section, you can manage:

• Time Zone - Defines the default time reference for your organization
• Date Format - Controls how dates are displayed (e.g., MM/DD/YYYY)
• Time Format - Sets 12-hour or 24-hour time display
• Base Currency - Sets the default currency used across the system

How to Update Preferences

1. Go to Settings → Organization → Preferences
2. Update the following fields as needed:
   • Time Zone - Enable Set time zone automatically or select manually
   • Date Format - Choose your preferred format
   • Time Format - Select 12-hour or 24-hour format
   • Base Currency - Select your organization’s primary currency
3. Click Save to apply changes
4. A success message confirms when the save completes

Where These Settings Apply

Your preferences affect:

• System-wide timestamps
• Reports and transaction records
• Date and time display across modules
• Financial values and currency formatting

Bonnes pratiques

• Set the correct time zone based on your main operations to ensure accurate timestamps
• Avoid frequent changes to date and time formats, as this may cause confusion in reports
• Use a standard format across your organization to maintain consistency among users
• Set the base currency carefully, especially if you are already recording transactions
• Align preferences with your accounting and reporting standards
• If operating globally, ensure all teams understand the selected formats to avoid misinterpretation
• Review preferences during initial setup and only update when necessary