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Organization Settings

Manage your organization’s details and system-wide configurations.

Organization Profile

Manage your organization’s core details such as name, legal information, and contact details.

How to Update Your Organization Profile

  1. Upload your Logo
    1. Click Update Logo
    2. Choose your company logo file
    3. Recommended:
      1. 240 x 240 pixels
      2. 72 DPI
      3. Max file size: 1MB
  2. Enter Organization Details
    1. Fill in the following fields:
      1. Display Name - The name shown across the system
      2. Legal Name - Official registered business name
      3. Registration Number - Business registration ID
      4. VAT/Tax Number - Tax identification number
      5. Website URL - Company website
  3. Set location and address
    1. Country – Select your country
    2. Registered address (line 1) and optional Address line 2
    3. City, State/Province, and Zip/Postal code
  4. Add contact information
    1. Phone Number - Main contact number
    2. Email Address - Official company email
  5. Save Changes
    1. Click Save to apply updates.

Boas práticas
  • Use your official legal name to ensure consistency with financial and regulatory documents
  • Keep your display name simple and recognizable for internal users
  • Upload a clear, high-quality logo to maintain professional documentation
  • Ensure your VAT/Tax number is accurate to avoid issues in reporting and transactions
  • Use a company email address, not personal email, for official communication
  • Keep your address and contact details up to date, especially if operating across multiple sites
  • Standardize how information is entered (e.g., abbreviations, formatting) to maintain consistency

Sites

The Sites feature allows you to create and manage operational locations within your organization, such as warehouses, factories, or distribution centers.

Each site represents a physical or logical location where activities like selling, manufacturing, or purchasing take place.

How to Create a Site

  1. Go to Settings → Organization → Sites
  2. Click Create Site
  3. Enter the required details:
    • Site name – Internal name used in the system
    • Legal name – Official registered name
    • Country and address (street lines, city, state/province, postal code)
    • Currency – USD, EUR, or GBP (default for this site)
  4. Select site functions:
    • Sell - For sales operations
    • Make - For production/manufacturing
    • Buy - For purchasing/procurement
  5. Click Save

How to Edit a Site

  1. Go to Settings → Organization → Sites
  2. Click on an existing site from the list
  3. Update the necessary fields
  4. Click Save

Managing Sites List

From the Sites page, you can:

  • View all sites in a table format
  • Filter by:
    • Site Name
    • Legal Name
    • Address
    • Currency
    • Site Functions
  • Select multiple sites for bulk actions (e.g., deletion)

How to Delete a Site

  1. Open the site you want to delete
  2. Click Delete
  3. Confirm the action in the prompt

Alternatively, you can delete multiple sites via the checkboxes and choose multiple sites in the list.

Boas práticas
  • Create sites that reflect your actual operational structure (e.g., Warehouse, Production Plant, Distribution Center)
  • Use clear and consistent naming conventions for sites to avoid confusion (e.g., “Main Warehouse”, “Plant A”, “EU Distribution”)
  • Assign site functions accurately to ensure workflows (Sell, Make, Buy) behave correctly
  • Avoid creating duplicate or unnecessary sites, as this can complicate inventory and reporting
  • Use the correct currency per site, especially if operating across multiple regions
  • Keep address and location details complete and up to date for accurate documentation and logistics
  • Regularly review your sites to ensure they still reflect your current operations
  • Be cautious when deleting sites, especially if they are already used in transactions or workflows

Subscrição

A página Subscrição permite gerir o plano atual, acompanhar a utilização, atualizar os dados de pagamento e consultar o histórico de faturas.

É aqui que controla o acesso ao FabHub, os limites do plano e as informações de faturação.

Visão geral da página Subscrição

Nesta secção verá:

  • Plano atual – A subscrição ativa e o respetivo preço
  • Pedidos restantes – O limite de pedidos ainda disponível no período atual (no cartão Pedidos)
  • Renovação / próximo pagamento – Apresentado quando o fornecedor de faturação disponibiliza esta informação
  • Método de pagamento – Os dados de pagamento guardados
  • Informações de faturação – Os dados de faturação da empresa
  • Histórico de faturas – O registo de transações anteriores

Como alterar o plano de subscrição

  1. Aceda a Definições → Organização → Subscrição
  2. Clique em Alterar assinatura
  3. Abre-se a página FabHub Atualizar subscrição, onde pode comparar planos, definir lugares e escolher faturação mensal ou anual
  4. Siga as instruções para confirmar. Consoante o plano atual, concluirá o pagamento no Stripe Checkout ou o FabHub atualizará diretamente uma subscrição Stripe existente

Quando a alteração for concluída:

  • poderá ver uma confirmação ou regressará às definições da subscrição
  • o plano será atualizado de acordo com a nova seleção
  • os valores aplicáveis aparecerão no Histórico de faturas

Como adicionar lugares

  1. Na página Subscrição, utilize o cartão Pedidos
  2. Num plano pago, clique em Comprar mais assentos para abrir o fluxo de atualização da subscrição alojado pela Stripe
  3. Escolha o novo número de lugares e confirme a alteração na Stripe

No Free, clique antes em Assine para adicionar lugares. A página de planos do FabHub abre primeiro e a primeira subscrição paga é concluída no Stripe Checkout. Os lugares pagos aumentam os limites de sites e pedidos conforme o plano e a periodicidade escolhidos.

Gerir o método de pagamento

  1. Na secção Método de pagamento, clique em Gerenciar método de pagamento
  2. Abre-se a página de atualização do método de pagamento alojada pela Stripe
  3. Guarde a alteração na Stripe e regresse ao FabHub

Este método de pagamento será utilizado para:

  • renovações da subscrição
  • compras adicionais

Atualizar as informações de faturação

  1. Na secção Informações de faturação, clique no ícone de edição para abrir o Portal de Cliente Stripe
  2. Atualize:
    1. morada de faturação
    2. nome completo
    3. e-mail
    4. número de IVA/fiscal
  3. Guarde as alterações na Stripe e regresse ao FabHub

Estas informações aparecerão em todas as faturas.

Consultar o histórico de faturas

A secção Histórico de faturas permite:

  • consultar faturas anteriores
  • verificar o estado do pagamento (por exemplo, Paga)
  • transferir os documentos das faturas

Isto facilita a contabilidade e a manutenção de registos.

Cancelar a subscrição

As subscrições pagas podem ser programadas para terminar no fim do período de faturação atual:

  1. Desloque-se até ao fim da página Subscrição
  2. Clique em Cancelar assinatura
  3. Confirme a ação

No Free, o controlo e o aviso de cancelamento não são apresentados porque não existe uma subscrição paga para cancelar.

Aviso

O cancelamento é irreversível e o acesso às funcionalidades pagas terminará após o período de faturação.

  • Reveja regularmente os limites do plano, sobretudo a utilização de pedidos, para evitar interrupções
  • Atualize o plano antes de atingir os limites
  • Utilize um método de pagamento da empresa em vez de cartões pessoais para facilitar o controlo financeiro
  • Mantenha corretas as informações de faturação para evitar problemas nas faturas
  • Transfira e guarde regularmente o histórico de faturas para contabilidade e auditorias
  • Escolha um plano adequado à escala operacional real, e não apenas à utilização atual
  • Acompanhe as alterações de subscrição e as compras para evitar cobranças inesperadas
  • Evite mudanças frequentes de plano, pois podem complicar a faturação e o acompanhamento
  • Confirme que o método de pagamento é válido para evitar interrupções do serviço

Preferences

The Preferences section allows you to configure default system settings for your organization, including time, date, and currency formats.

These settings affect how information is displayed across FabHub, ensuring consistency for all users.

What You Can Configure

In this section, you can manage:

  • Time Zone - Defines the default time reference for your organization
  • Date Format - Controls how dates are displayed (e.g., MM/DD/YYYY)
  • Time Format - Sets 12-hour or 24-hour time display
  • Base Currency - Sets the default currency used across the system

How to Update Preferences

  1. Go to Settings → Organization → Preferences
  2. Update the following fields as needed:
    • Time Zone - Enable Set time zone automatically or select manually
    • Date Format - Choose your preferred format
    • Time Format - Select 12-hour or 24-hour format
    • Base Currency - Select your organization’s primary currency
  3. Click Save to apply changes
  4. A success message confirms when the save completes

Where These Settings Apply

Your preferences affect:

  • System-wide timestamps
  • Reports and transaction records
  • Date and time display across modules
  • Financial values and currency formatting
Boas práticas
  • Set the correct time zone based on your main operations to ensure accurate timestamps
  • Avoid frequent changes to date and time formats, as this may cause confusion in reports
  • Use a standard format across your organization to maintain consistency among users
  • Set the base currency carefully, especially if you are already recording transactions
  • Align preferences with your accounting and reporting standards
  • If operating globally, ensure all teams understand the selected formats to avoid misinterpretation
  • Review preferences during initial setup and only update when necessary
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