库存调整
Stock Adjustments 标签页是用于纠正标准买入、卖出或制造流程之外发生的库存差异的工具。与 Stock Take(预先计划的实物审计)不同,调整通常是一种被动措施,用于快速修正错误、冲销损坏货物或记录未记录的报废。
库存调整与 Stock Inventory 和 Stock Transfers 一起位于 Stock 模块中。
典型用途
- 冲销在车间损坏的物料(例如,一盘传感器掉落损坏)
- 在不进行整个设施盘点的情况下,纠正一处轻微数据录入错误
- 最终确定在 Stock Take 订单期间发现的差异
- 记录用于内部测试或原型设计、无法销售的物料
Stock Adjustments 主表
主表提供对库存进行的每次手动调整的历史日志。
每行代表一条调整记录:
- Order Number - 调整记录的唯一标识符(例如
SA-192838-29389) - Issuer - 授权或创建调整的具体用户
- Reason - 为此调整提供的简要说明片段
- Adjusted Value - 调整的总财务影响(正值或负值)
- Status - 通常为 SA Draft(待批准)或 Complete(已永久应用到总账)
注意事项:
- 直接影响总账 - 单击创建模态框上的 Continue 会立即重写主 Inventory 标签页上的 Stock 数字。这是一项即时且永久的操作。
- 与盘点的关联 - 当 Stock Take 订单完成并发现差异时,系统通常会自动生成一个包含这些差异的 Stock Adjustment 草稿,供经理批准。
最佳实践:
- 强制要求填写"Reason"字段 - 切勿允许在没有理由或理由含糊的情况下创建 Stock Adjustment。如果六个月后审计员查看一笔 £2,000 的冲销,"Broken"不是充分的解释。需要详细信息,例如 "4 号通道叉车事故,物料被压碎。"
- 限制权限 - 不应让车间所有人员都能在调整上单击 Create Order。员工通常只能保存草稿,由经理在永久变更财务总账之前审查价值影响。
- 调整的是"Adjusted Stock",不是差额 - 一个常见错误是想要移除 5 件物料时输入
-5。您必须输入 最终的绝对数字。如果您有 10 件并想移除 5 件,请在 Adjusted Stock 列中输入5。
创建库存调整
当需要进行库存更正时,创建一条新的调整记录。
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单击主表右上角的 + New Stock Adjustment 按钮。
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分配详情 - 填写 Assigned To 字段(负责此调整的人员)和 Issue Date。
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说明原因 - 这是最关键的字段。输入详细的解释,说明 为什么 要更改库存(例如 "冲销 23 个从供应商处到货时已划痕的金属盖板" 或 "在错误的料箱中发现 30 把多余的超级钻头")。
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添加物料 - 单击 + Add Item 并从下拉菜单中选择受影响的物料。
-
输入新数量 - 在 Adjusted Stock 列中,输入物料在货架上的 新的真实物理数量,而不是您想要添加或减去的数量。
示例:如果 Current Stock 显示
250,但您只找到200,则在 Adjusted Stock 中输入200。 -
保存或执行:
- 如果需要经理审查,单击 Save Draft。
- 单击 Create Order 执行。将出现确认模态框:"You are about to proceed with this action. Make sure all items are correct." 单击 Continue 完成并立即更新库存水平。
注意事项:
- 绝对值 - Adjusted Stock 列要求输入货架上的最终实际单位数量,而不是您要添加或减去的数量。
- 立即影响总账 - 单击 Continue 会立即重写您的主库存总账上的 Stock 数量。
- 草稿供审查 - 使用 Save Draft 记录差异,并让经理在最终确定之前审查财务影响。
最佳实践:
- 原因要具体 - "4 号通道叉车事故,物料被压碎" 可审计;"Broken" 不可审计。
- 输入新的总数,而非差额 - 如果您有 10 个并想移除 5 个,输入
5,而不是-5。- 分离创建者和批准者 - 配置角色,让员工保存草稿,只有主管或经理才能单击 Create Order。
查看已完成的库存调整
一旦调整状态为 Complete,它便成为永久的财务记录。在主表中单击该行将打开详细的 Stock Adjustment Order 视图。
General Information 标签页
系统精确显示调整对您账目的影响:
- Difference - 单位数的净变化(例如
+30或-23) - Value Impact - 该行项的财务收益或损失(例如
+£3,000.00或-£2,300.00) - Adjusted Value - 调整后该物料库存的新总价值
- Total Adjusted Value - 右下角显示整个调整订单的净财务影响(例如,净收益
+£300)
注意事项:
- 自动财务计算 - 系统自动计算 Difference 并将其乘以 Unit Cost,得出每个行项的 Value Impact。
- 不可变记录 - 一旦调整被标记为 Complete,Order History 标签页将锁定审计追踪,记录变更的具体人员和时间。此记录无法编辑。
最佳实践:
- 审计高价值变更 - 设定定期日程(每周或每月)审查已完成的库存调整。密切关注 Total Adjusted Value,以调查最大的冲销或无法解释的收益。
- 与运营进行交叉参考 - 在特定类别中频繁、重复出现"Scrap"或"Damaged"调整,通常表明存在运营问题或物料处理培训缺口。
- 追溯到盘点 - 如果调整由盘点差异生成,请在 Reason 字段中引用原始的 Stock Take 订单编号,方便会计团队进行交叉参考。
Order History 标签页
Order History 标签页提供不可编辑的审计日志,显示谁创建了草稿、谁批准了草稿,以及每次状态变更何时发生。
相关主题
- Stock Inventory - 受调整影响的现有数量和估值
- Stock Takes - 经常产生调整草稿的计划性实物盘点
- Stock Transfers - 在位置之间移动库存,而非更正库存
- Items - 定义单位成本的物料主数据,由价值影响计算使用
- Roles and Permissions - 将起草调整的员工与执行调整的经理分开